Hent slides fra PPI dag 5 (2023) ved at klikke her.

Psykologen i organisationen - et læringsspil til PPI, Aalborg Universitet

I dette spil bliver I introduceret til en række problemstillinger, som psykologen i organisationen ofte vil møde.

I spillet er i konsulenter for virksomheden AB Company, dens 2 ledere, Allan og Betina, og deres 5 teamkoordinatorer: Ane, Bent, Christian, Dy og Eva.

I skal på skift spille én af de 5 teamkoordinatorer.

I møder klienten 2 gange med et par ugers mellemrum. Forud for hver samtale skal den, der spiller klient, læse om rollen og ud fra beskrivelsen spille sin version af personen. I må gerne selv digte videre på rollen, så psykologen har noget arbejde med. Bliver I i tvivl om noget undervejs, så brug det reflekterende team. Det er vigtigt, at det kun er den, der spille klient, der læser rollebeskrivelsen.

Spillet består af 3 steps:

1. Først læser I oplægget og taler kort om det - 15 min.
2. Dernæst spiller i første samtalerunde, hvor I skiftes til at være klient, psykolog og reflekterende team - ca. 1 time
3. Og dernæst anden samtalerunde, hvor I igen skiftes. Det kan være en fordel, at I bruger samme rollefordeling - dvs. at samme psykolog møder samme klient. - ca 1 time.

Er I færdige inden vi skal mødes i plenum, bruger I den sidste tid på at at tale om spillet (step 4) - eller til at holde en velfortjent pause!

OPLÆG: AB Company

Du arbejder som konsulent, og en fredag eftermiddag ringer din telefon. Stemmen præsenterer sig som Allan, og han fortæller, at I har en fælles bekendt, som har anbefalet dig.

Allan fortæller kort om sin virksomhed og hvorfor han ringer: Han oplever, at nogle ting den senere tid er blevet ret komplicerede. Han har svært ved helt at finde ud af, hvad det handler om, men én af hans nære venner har oplevet noget lignende i sin virksomhed, og de havde gavn af et forløb med en psykolog. Allan fortæller, at han ikke ved så meget om, hvad psykologer er eller hvordan de arbejder, men at han er meget åben og også lidt nysgerrig.

Du og dine kollegaer takker ja til at mødes med Allan. På mødet deltager også hans kompagnon Bettina. Over et par timer fortæller de om virksomheden, og I går fra mødet med disse informationer:

***

AB Company er stiftet i 2012 og er på ret kort tid vokset sig stor inden for sit felt: Udvikling af apps og spil til mobiltelefoner. Virksomheden startede som et studieprojekt på universitetet, dengang Allan og Bettina skrev speciale sammen. Det hele startede lidt for sjov, men det gik hurtigt op for dem, at de havde fat i noget stort og spændende. Efter det første halve år kunne de ansætte deres første medarbejder – en programmør, som de også havde læst med. Og nu, efter 6 år, er der 30 ansatte i virksomheden, som samarbejder med udviklere og selskaber over hele verden.

Allan og Bettinas store passion er udvikling, programmering og design. De mere forretningsmæssige sider af at drive virksomhed interesserer dem egentlig ikke så meget, men de har dog fordelt det på den måde, at Allan tager sig af det økonomiske og administrative, mens Bettina står for HR og kommunikation. På alle områderne har de dog ret tidligt valgt at samarbejde med rådgivere – revisorer, reklamefolk, mennesker med forstand på forretningsudvikling osv. Efter det første år oprettede de et advisory board – en slags uformel bestyrelse, som kunne rådgive dem om alt det, de ikke selv var specialister inden for. Mange af de mennesker, der sidder i boardet, er tidligere studiekammerater fra andre studieretninger på universitetet.

Der er med andre ord stadig en universitetsstemning over virksomheden. Måden at arbejde på kan godt føles som studiegrupperne på universitetet – uformel, afslappet, men til tider også stressende, fordi arbejdet fylder så meget og fordi alle nærmest har lige meget at skulle have sagt. Det gør, at der nemt vokser nogle uformelle strukturer op. Nogle gruppemedlemmer er fx meget talende og får på den måde nemt det sidste ord. Andre – særligt blandt programmørerne – siger ikke ret meget, men kan alligevel have ret stor indflydelse, fordi det i sidste ende er dem, der skal udvikle det færdige produkt.

Nu, hvor virksomheden er blevet så stor som den er, har Allan og Bettina besluttet, at de gerne vil arbejde lidt mere struktureret. Derfor har de inddelt virksomheden i 5 teams, team A, B, C, D og E.

De 4 teams arbejder på hver deres projekter. For nemheds skyld har de også fordelt sig 4 steder i storrumskontoret, som er en gammel fabriksbygning, de har lejet sig ind i.

Allan er begejstret for den nye opdeling. Han synes, det gør virksomheden nemmere at overskue. Bettina kan godt følge ham, men hun har også bemærket, at noget af den fælles kultur, der tidligere var i AB Company, er blevet lidt mere opdelt. Hun har svært ved helt at forklare det, men nogle gange har hun fornemmelsen af, at de er blevet til 5 virksomheder, der også godt kan konkurrere lidt mellem hinanden. Det har hun det ikke godt med. Hun er i det hele taget ikke god til konflikter, men når hun nævner det for Allan siger han, at det er sådan noget, som det mest er kvinder, der lægger mærke til. De fleste medarbejdere i virksomheden er mænd, så det bekymrer ham egentlig ikke. Men han kan godt mærke, at det går Bettina på, og det er en del af grunden til, at han har taget initiativ til mødet.

Allan og Bettina har besluttet, at det nok er bedst, hvis de 5 teams får hver deres koordinator. For Allan og Bettina er det vigtigt, at de nemt kan få en føling med, hvad der foregår ude i de enkelte teams. Og nu, hvor virksomheden er blevet så stor, er det svært for Allan og Bettina selv at have fingeren på pulsen. De rejser også meget for at skabe nye projekter og samarbejdsrelationer, så de føler begge, at det vil være godt, hvis der er en slags tovholder eller koordinator i hvert team. Det er vigtigt for dem, at det ikke hedder en teamleder.

Koordinatorfunktionen er blevet modtaget lidt blandet af medarbejderne. Nogle er ligeglade, og arbejder bare som de altid har gjort. Andre er lidt betænkelige. De kunne godt lide den stemning af holdånd, som AB Company er kendt for, og hele idéen med de 5 teams opleves af nogle som noget bureaukrati. Som en af medarbejderne har sagt det til en fredagsbar: ”Da jeg startede for halvandet år siden, var idealet at arbejde som en startup. Nu minder det hele mere om en gammeldags koncern".

Teamkoordinatorerne er udpeget på lidt forskellige kompetencer:

Ane er 31 år og har været i virksomheden siden starten. Hun læste sammen med Allan og Bettina, så de kender hinanden rigtig godt. Ane arbejder i dag med udvikling på de projekter, som AB Company har haft længst. Hun er meget vellidt blandt kunderne, og hun sørger altid for, at hendes kunder får det, de gerne vil have. Ane er lidt forsigtig, men alle er enige om, at hun er ”god til mennesker”, som de siger. Ane fortæller ikke så meget om sit privatliv. Allan har aldrig spurgt til det, men Bettina ved, at hun har en kæreste, men at det vist ikke går så godt.

Bent er ret ny i firmaet, selvom han er den ældste medarbejder. Han er 52 år, men meget ungdommelig af sin alder. Han har været sælger i nogle af de store IT-virksomheder og har arbejdet i udlandet det meste af sin karriere. Bent kender Allans far, og det er derigennem, han er kommet ind i virksomheden. På de få måneder, han har været i virksomheden, har han været med til at lande nogle vigtige aftaler, så han er meget vigtig for virksomhedens omsætning. Han opfattes som en lidt sjov type, han taler meget og kan godt komme lidt ud af en tangent i det, han siger. Han er også konkurrencemenneske og dygtig til sit job. Bent er gift og far til 2 voksne børn.

Christian er 28 og blev ansat i AB Company for 3 år siden. Han er ikke programmør, han har faktisk ikke rigtig nogen formel uddannelse, men han er enormt dygtig til grafisk design og har været en vigtig faktor for virksomhedens succes, fordi han har gjort produkterne brugervenlige og langt bedre designet end konkurrenternes. Christian er meget struktureret. Han kan godt lide, når ting kan sættes i system, og det gør, at han måske er den af koordinatorerne, der har lettest ved sit job. De andre i teamet respekterer hans evne til overblik. De føler, at det gør deres arbejdere nemmere, fordi Christian har blik for det langsigtede mål. Han blander sig ikke i, hvordan arbejdet laves. Han er egentlig god at snakke med, men spørger måske ikke altid så meget til de andre. Christian bor sammen med sin kæreste Thor.

Dy er 34 år. Hun er lidt af et rodehoved, og Allan har det faktisk lidt svært med hende. Det er Bettina, der har bestemt, at hun skal være koordinator. Bettina og Dy er blevet rigtig gode venner, efter Dy blev ansat i virksomheden. Hun startede i praktik i forbindelse med sit studie som markedsføringsøkonom, og Bettina faldt bare for hendes kreativitet og utraditionelle måde at se verden på. Bettina mener, at Dy er god til at udfordre AB Companys kultur, og Dy er da også ret hurtigt blevet et socialt samlingspunkt i virksomheden. Hun er meget vellidt. Hun er meget konstruktiv i sin måde at arbejde på, men hun kan også nemt blive revet med af en ny idé. Hun kan godt svinge en del følelsesmæssigt, og ingen er i tvivl, hvis hun har kærestesorger. Hun har været sammen med en del, mens hun har været ansat, vist også et par stykker fra AB Company. Bettina har nævnt for Allan, at hun tror, Dy både er til mænd og kvinder. Allan er ligeglad.

Eva er 38 år. Hun kom til AB Company for 5 år siden efter at have arbejdet nogle år med HR og planlægning i en anden softwarevirksomhed. Eva er uddannet inden for jura og økonomi, men Bettina synes, at hun er "god til mennesker". Det er Allan enig i. Eva er mor til en datter på 3 og hendes mand rejser en del mit sit arbejde, så hun har brug for fleksibilitet i sit job. Nogle dage skal hun hente datteren tidligt, og det er ofte hende, der må tage barnets første sygedag. Det synes Allan er træls, men han er enig med Bettina i, at det opvejes af, at Eva har styr på sine ting og er god til at bevare overblikket, når det brænder på. Eva er vellidt i organisationen, men opfattes også at nogle som lidt svær at komme ind på livet af. 

Igennem de senere år er der stadig oftere investorer, der har kontaktet Allan og Bettina for at investere i AB Company. Indtil videre har Allan og Bettina ikke været interesseret. Men nu har en kapitalfond luftet deres interesse, og de lader forstå, at Allan og Bettina kan inkassere en ret stor sum, hvis de vælger at sælge virksomheden. Allan og Bettina vil kunne fortsætte i virksomheden. Endnu har Allan og Bettina ikke sagt noget til hverken medarbejdere, koordinatorer eller andre om muligheden, og de har ikke taget stilling til, om de er interesserede.

***

Step 2: Første session

I er nu blevet enige med AB Company om kontrakt og fremgangsmåde. Sammen med Allan og Betina har I valgt at fokusere på at udvikle teamkoordinatorerne for at klæde dem bedre på til opgaven. 

I første omgang har I valgt at etablere et samtaleforløb med 2 sessioner pr. teamkoordinator. Alle teamkoordinatorer er indforståede med planen, og ser frem til at møde dig, selvom de også er lidt spændte. Du har frie hænder til at sætte rammen, som du vil.

Samtalerne kan have karakter af coaching eller terapi alt efter hvad du vurderer og aftaler sammen med den enkelte koordinator. Der går et par uger mellem første og anden session. Der kan aftales flere sessioner, så du behøver ikke nå i mål med alle problemstillinger over de to sessioner.

Brug max 15 min. pr. runde:
8-10 minutter på selve samtalen
3-5 minutter på efterfølgende refleksion.

Inden hver runde trækker den, der spiller klient, et kort med nogle input til rollen (klik på navnet nedenfor). Det er kun den, der spiller klient, der skal læse kortet:

• Ane
• Bent
• Christian
• Dy
• Eva

Psykolog og klient må gerne bruge det reflekterende team undervejs til at komme med input til rollen eller terapien.

Derudover kan det reflekterende team særligt have fokus på:

• Rammesætningen for samtalen (læg fx mærke til hvordan samtalen indledes og sluttes)
• Relationen mellem psykolog og klient
• Psykologens evne til at lytte og være til stede i samtalen
• Psykologens evne til at bruge at bruge Hills 3 faser (herunder at undgå at rådgive for tidligt)
• Klientens følelse af at blive hørt og forstået i sin problemstilling
• Styrker hos psykologen
• Områder som kan forbedres

Step 3: Anden session

Der er nu gået et par uger siden første samtale, og det er tid til anden session.

• Ane
• Bent
• Christian
• Dy
• Eva

Gennemfør samtalerne og reflektér bagefter over de samme temaer som ved første session (se punkter ovenfor).